De acuerdo a ReturnPath la reputación de envío es un puntaje que se asigna a un usuario para reconocer si los envíos de email que realiza no forman parte de una campaña de spam. Normalmente se asigna a una IP o grupos de IP y a un dominio con el fin de identificar rápidamente la reputación que tiene ante los servicios de email.

Anteriormente la reputación se formaba por palabras claves que se incluían dentro de los correos para determinar si era spam; actualmente se utiliza una mezcla de factores que incluyen el volumen de envío, el número de rebotes por usuarios desconocidos y el número de quejas de spam.

Esta reputación se utiliza en conjunto con el acta CAN SPAM para proteger al usuario de correos no deseados. El acta CAN SPAM es un documento internacional que dictamina reglas para el envío de correos comerciales como el contar con una liga para darse de baja, información del receptor, poder proveer de información al destinatario de cómo se obtuvo el correo, etc.

En caso de contar con una mala reputación los proveedores de servicio de internet pueden tomar medidas como:

  • Bloquear la recepción de correos de una IP o dominio en específico
  • Restringir la cantidad de correos que pueden ser enviados o recibidos por hora
  • Enviar los correos a la carpeta de spam o no deseados.

¿Cómo identifican los servicios de email la reputación de mis envíos?

Los proveedores utilizan principalmente 3 métodos para saber la reputación de envío de una ip:

  1. Listados Negros: son listados generados por diferentes compañías como Spamhaus, Spamcop y MAPS entre otros que cuentan con direcciones IP que han sido reportadas. Estas compañías muestran sus listas a servicios anti spam en servidores de correo de tal forma que pueden saber direcciones válidas e inválidas.
  2. Buzones inteligentes: los servicios gratuitos de email como Yahoo, Hotmail o Gmail cuentan con sistemas que identifican la relación del usuario con el destinatario del correo. Por ejemplo si alguien bloquea o borra constantemente un correo de cierta dirección en un futuro los siguientes correos llegarán directamente a la bandeja de spam.
  3. Listados de retroalimentación de quejas: conocidas en inglés como Feedback loops o FBL, son listados de usuarios que realizan una queja en contra de un email usando el botón de spam desde su cuenta. Estos listados se mandan al servidor que realizó los envíos de correo de tal forma que puedan eliminar a las personas que se quejaron.

Adicionalmente los programas antivirus pueden conectarse a los sitios con listados negros de forma que filtran los mensajes de correo, ésta opción tiene que estar activa para que funcione.

¿Qué elementos afectan notablemente mi reputación de envío?

Uno de los principales factores es la cantidad de rebotes generados por usuarios inexistentes. Cuando un proveedor de email nota que muchas direcciones de correo están rebotando por usuarios inexistentes puede pensar que se trata de un spammer ya que es una técnica muy común el inventar correos usando la mezcla de 2 palabras (normalmente un nombre y apellido).Es por eso que es importante que siempre verifiques la dirección del email de tus contactos y no compres listas de correos.

El caer en spamtraps también afecta permanentemente tu reputación. Una cuenta de spamtrap es una cuenta de correo muy antigua o generada por el administrador de un dominio con el propósito de atrapar direcciones IP que envían spam. El caer en una spamtrap usualmente genera un bloqueo automático por lo que es recomendable siempre tener actualizadas tus listas y eliminar contactos con más de 6 meses de antigüedad que no generen una respuesta.

Otro factor importante es el tiempo que tienen las direcciones IP de donde se envían los correos. Una dirección IP nueva no tiene valores de comparación por lo cual es muy difícil evaluar si es usada para spam o envíos legítimos. Es normal que una dirección nueva pase por un período de prueba antes de que todos los mensajes que salgan de esa dirección lleguen directamente al buzón de entrada.

Finalmente el no contar con elementos estándar del acta CAN SPAM para mensajes comerciales también disminuye la reputación. Estos elementos son:

  • Liga para darse de baja de forma clara.
  • Identificación del emisor.
  • Dirección para responder que sea válida.

¿Cuáles son los efectos de contar con una mala reputación de envío?

1.- Problemas de recepción con otros servidores: el contar con una mala reputación puede generar que otros proveedores de email bloqueen completamente la recepción de correos, de tal forma que el receptor no sabrá que se le envío un correo. También puede generar que todos los correos se envíen de forma automática a la bandeja de spam o correos no deseados.

2.- Afectar o ser afectado por un tercero: las direcciones IP cuentan con un rango que en muchos casos es compartido por varios usuarios. Cuando una dirección IP tiene una mala reputación todo el rango de direcciones se ve afectado por esto, por lo que puede generar que otros usuarios con dominios distintos tampoco puedan enviar de forma exitosa sus comunicados.

3.- Limitar funciones de los correos: Un correo que viene de una dirección IP con mala reputación será revisado de forma cuidadosa, lo que puede afectar e incluso eliminar funciones como la carga automática de imágenes o envío de archivos adjuntos, por considerarse peligroso. Además puede limitar la velocidad de recepción dándole prioridad a correos que vienen de direcciones seguras.

¿Qué puedo hacer para mantener mi reputación de envío?

Es importante contar con una llave DKIM y un registro SPF en tu cuenta. La llave DKIM es un código que se inserta dentro de un correo y que asocia un dominio con la reputación de un proveedor de servicios de email, de tal forma que el envío es avalado por el proveedor. El registro SPF se inserta en el DNS de un dominio y le indica que tiene el permiso de enviar correos desde otro dominio.

Finalmente te damos algunas recomendaciones para mantener tu reputación de envío de forma positiva.

  • Mantén tus listas actualizadas. Si tienes cuentas con más de 6 meses de antigüedad que no han registrado actividad alguna lo más recomendable es eliminarlas para evitar el riesgo de caer en una spamtrap. De la misma forma hay que eliminar todos los correos de usuarios o dominios inexistentes.
  • Si no estas seguros de la calidad de tu listado lleva a cabo un proceso de “Limpieza de Listas” que te permitirá validar las mismas. Es muy económico y con las direcciones de correo que eliminarás probablemente se pague solo el servicio.
  •  Usa la opción de doble opt in. El doble opt-in consiste en confirmar cuando un usuario se suscribe a tu formulario, enviándole un correo que debe validar. Este proceso confirma la existencia del correo y que la persona desea recibir campañas o correos de tu empresa.
  • Evita enviar mensajes muy pesados (en contenido o con archivos anexos) ya que varios servicios de email tienen un límite de tamaño y el sobrepasarlo puede generar un rebote o que no llegue al destinatario. Se sugiere un peso menos a 500KB.
  • Revisa tu contenido. El mensaje debe de tener una proporción adecuada entre el texto y las imágenes. Un mensaje muy corto o con una sola imagen puede generar falsas alarmas entre los filtros de spam.