¿Por qué el respaldo de la información de tu negocio es fundamental?

La información es uno de los elementos más importantes de tu negocio o empresa por lo que es importante mantenerla respaldada en caso de una pérdida total o parcial. En este artículo te compartimos los protocolos de los pasos a seguir para el respaldo de información desde distintas fuentes de información.

Antes de realizarlo se recomienda realizar las siguientes prácticas:

  1. Contar con el respaldo a la mano. Es importante que el respaldo de tu información esté siempre disponible, la mejor práctica indica contar con un archivo de respaldo en tu equipo.
  2. Tener una copia disponible. Un respaldo no debe de existir en un solo lugar, es ideal tener una copia en un dispositivo externo o en la nube.
  3. Actualiza tu respaldo. Dependiendo de qué tanta información tengas, es ideal realizar un respaldo cada 6 meses.
  4. Protege tu respaldo. Debido a que los respaldos pueden tener información sensible, es recomendable protegerlo con una contraseña.

Respaldo de Correos Electrónicos.

Aquí te mostramos los pasos a seguir para realizar el respaldo de una cuenta de correo considerando las mejores prácticas de respaldo de información.

1.- Identifica y organiza los correos. Antes de realizar un respaldo es necesario realizar una identificación de la información que se desea respaldar y organizarla en carpetas dentro del cliente de correo; esto evita que en futuros respaldos se tenga que separar toda la información. Algunos ejemplos para organizar sus correos son:

    1. Organizarla por años  (2018, 2019, 2020).
    2. Organizarla por categorías (ejemplo: Clientes, Prospectos, Proveedores).

Es importante mencionar que esta organización de correos debe de realizarse tanto en la carpeta de Inbox como en la de Enviados y Eliminados.

2.- Elimina correos que ya no sean de utilidad. La carpeta de Basura y de Enviados que tienen la mayoría de los clientes de correo son las que usualmente generan mayor peso al momento de realizar un respaldo. Identificar dentro de esas carpetas cuales son los elementos que realmente deben de guardarse y cuáles no. Las mejores prácticas de respaldo nos indican que la información que no es de utilidad solamente genera espacio extra y dificulta la búsqueda de información útil por lo que es mejor borrarla.

3.- Realizar el respaldo. Más adelante verán instrucciones dependiendo del cliente de correo que usen para realizar archivos de respaldo de correos. Los archivos normalmente guardan la estructura de sus carpetas, de allí la importancia del punto 1 de tenerlas organizadas.

4.- Copiar el respaldo. Les recomendamos siempre tener el respaldo en su equipo y copiar este archivo a Google Drive o una unidad externa  dependiendo del tamaño del archivo.

5.- Eliminar archivos respaldados en su cliente de correo. Una vez asegurada la copia de respaldo, se recomienda eliminar los correos de su cliente, sobre todo si tienen elementos de más de 1 año de antigüedad. Esto ayuda a agilizar la búsqueda de información y también hace más rápida la carga de su programa.

Recomendamos:

    1. Eliminar cualquier correo que tenga más de un año de antigüedad.
    2. En caso de necesitar información más antigua (ejemplo: propuestas o información de seguridad) crear una carpeta específica y mover los correos a esa carpeta.

6.- Para cuentas IMAP. Si su cuenta está configurada como IMAP (en las propiedades de la cuenta de correo pueden ver esto), es importante que una vez realizado el respaldo borren la información del servidor pues en esta configuración  una copia se mantiene en el servidor aunque la borren de su cliente de correo. Esto lo pueden realizar:

  • Desde Webmail (para clientes de correo de Continua), entrando a su cuenta en webmail.continua.com.mx
  • A nivel servidor. Si es demasiada información es mejor realizarla a nivel servidor, en este caso comunicar a soporte para que les apoyen en esto.

Copia de seguridad del correo electrónico en Outlook.

Te mostramos cómo hacer una copia de seguridad de tu correo electrónico en Outlook, versión 2019.

  1. Haz clic en Archivo, elige Abrir y Exportar y haz clic en el botón Importar Exportar.
  2. En una nueva ventana, elige la opción Exportar a un archivo y presiona Siguiente.
  3. Luego, elige el Archivo de Datos de Outlook (.pst) como formato de exportación. Haz clic en Siguiente nuevamente.
  4. Ahora selecciona tu cuenta de correo electrónico de la lista y nuevamente, haz clic en el botón Siguiente.
  5. Finalmente, elige la carpeta de destino y presiona el botón Finalizar. Outlook te pedirá que crees una contraseña adicional para la copia de seguridad, pero puedes omitirla haciendo clic en Cancelar si lo prefieres.

Como puedes ver, usar Outlook para hacer una copia de seguridad de tus correos electrónicos solo requiere unos pocos clics.

Copia de seguridad de correo electrónico en Thunderbird.

Inicia Thunderbird y configura tu correo electrónico consultando este tutorial. Una vez que hayas terminado de configurar tu cuenta, revisa tu bandeja de entrada para ver si hay un mensaje nuevo. Si no lo hay, puedes sincronizarlo manualmente haciendo clic en el botón Obtener mensajes.

Ahora bien, hacer una copia de seguridad con Thunderbird puede ser complicado ya que este cliente de correo electrónico no tiene una función de exportación de correo electrónico integrada. Sin embargo, hay una solución:

  1. Crea una nueva carpeta en tu computadora (puedes nombrarla como quieras).
  2. Accede a la carpeta de correo electrónico que deseas respaldar en Thunderbird.
  3. Usa CTRL + A (CMD + A para macOS) y selecciona todos los mensajes dentro de la carpeta.

Haz clic derecho en los mensajes de correo electrónico y elige la opción Guardar como. Ubica la carpeta que creaste anteriormente como destino de guardado.

¡Eso es todo! Thunderbird exportará todos los mensajes de correo electrónico seleccionados en formato .eml.

Copia de seguridad de correos electrónicos en Mac Mail.

Los usuarios de macOS pueden hacer una copia de seguridad de su correo electrónico utilizando el cliente Apple Mail. Pasa al cuarto paso si ya tienes tu cuenta configurada:

  1. Ve a Correo -> Agregar cuenta.
  2. Elige la opción Otra cuenta de correo. Haz clic en Continuar.
  3. Ingresa los detalles de tu servidor de correo electrónico y presiona Iniciar sesión.
  4. Haz clic derecho en la carpeta de correo electrónico que deseas respaldar y elige Exportar buzón.
  5. Selecciona tu carpeta de destino y presiona el botón Elegir. Mail exportará tus correos electrónicos en forma de archivo .mbox.

Eso es todo, has hecho una copia de seguridad de tu correo electrónico con éxito usando Apple Mail. Dado que el formato .mbox es ampliamente compatible con todos los principales clientes de correo electrónico, no deberías tener problemas para migrar a uno diferente.

Respaldo en tu Servidor.

Si tienes un sitio Web y deseas hacer un respaldo de éste te presentamos 2 métodos para guardar tu información. 

Método 1 – Vía Cpanel.

Si tienes un sitio web que es administrado en Cpanel solamente debes de utilizar la funcionalidad integrada para generar tu archivo:

  1. En tu cuenta de Cpanel entra a la opción de Copia de Seguridad (si no tienes esta opción habla con tu proveedor de sitio Web y solicita que sea activada para tu cuenta).
  2. Da clic en el botón de “Copia de Seguridad Completa”.
  3. Selecciona el directorio que deseas respaldar. Si deseas respaldar toda tu página da clic en “Directorio Principal” y escribe un correo donde serás notificado.
  4. Una vez que el proceso termine, recibirás un correo indicando que la copia ya está lista y podrás descargarla en la sección indicada en el paso 3
  5. En caso de que tengas una base de datos en MySQL puedes descargar un respaldo en la ventana principal de la sección de “copias de seguridad”.

Método 2 – Vía FTP.

  1. Obtén tus credenciales de FTP: tu proveedor de sitio web debe darte un usuario y contraseña, así como un servidor para poder conectarte por FTP.
  2. Configura la conexión en la ventana de Filezilla llenando los datos.
  3. Una vez que realices la conexión, del lado derecho verás los archivos de tu servidor y del lado izquierdo los archivos de tu equipo. Para realizar una copia busca la carpeta “Public_html” y arrástrala a la izquierda.
  4. Si no ves la carpeta de public_html, puede que tu proveedor automáticamente te redirigirá a esta dirección. En estos casos debes de copiar todos los archivos y carpetas a tu equipo.
  5. Al arrastrar la carpeta o los archivos, verás que comenzará la descarga en la parte inferior. Una vez que termines te recomendamos comprimirlos para reducir espacio, normalmente todos los sistemas operativos ya tienen la función de compresión, pero en caso de que no la tenga recomendamos usar el programa de 7-zip.

Respaldo de Información en tu Equipo Personal.

Realizar el respaldo de información de tu equipo de cómputo es muy directo y hay 2 formas de realizarlo.

Método 1 – Copia Directa.

Este método implica copiar tus archivos en un dispositivo externo, dependiendo de la información deseada puede que requieras un disco duro externo en vez de una unidad USB.

Para esta copia se recomiendan las siguientes prácticas:

  • Dedica una unidad externa (disco duro, usb, tarjeta de memoria) exclusiva para el respaldo de tu información.  Esto evita que pueda mezclarse información.
  • Categoriza tus archivos antes de realizar el respaldo, esto evita  que tengas que buscar en una sola carpeta la información deseada y hacer más fácil actualizar el respaldo.
  • Nombra tus carpeta con fechas, te ayuda a identificar cuando se realizó el último respaldo.
  • No olvides respaldar la información de configuración de tus programas. La mayoría de los programas como navegadores de Internet tienen opciones para respaldar su propia información (por ejemplo usuarios y contraseñas guardadas de tus sesiones) usa las funcionalidades al considerar tu respaldo.

Método 2 – Copias automatizadas.

Los sistemas operativos actuales cuentan con la función de generar respaldos de todo tu equipo de forma sencilla, la desventaja contra la copia directa es que estos archivos tienden a ser más grandes pues además de tus archivos respaldan información del sistema operativo.

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