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Chatbot y Asistente Virtual

¿Cómo beneficia la Asistencia Digital a los organismos públicos?

La respuesta oportuna juega un papel fundamental en materia de gobierno y atención ciudadana.

Se sabe que un buen gobierno informa y se comunica de manera adecuada con sus ciudadanos. Lo mismo aplica para los servicios públicos, es necesario establecer los canales adecuados para:

  • Informar oportunamente.
  • Obtener retroalimentación del interesado.
  • Enriquecer constantemente la información.

En tiempos de emergencia (como en la época que vivimos actual) esta demanda se acentúa.

Y entonces cuál es el costo tanto para el ciudadano como para los gobiernos de:

  • Un día perdido en trámites por falta de información adecuada.
  • Un día de clases perdidas.
  • Un contagio en un salón de clases.
  • Un pago no realizado en tiempo por falta de información. 

Un buen gobierno asegura que su población esté bien informada, pero, ¿cómo lograrlo cuando es enorme la cantidad de información a proporcionar y muy variado el origen de la misma?, aquí algunas sugerencias de lo que se puede lograr con voluntad y sin mayor inversión:

Generación de información.

  1. Tener a un equipo publicando información veraz y puntual.
  2. Asegurar que todos los trámites y sus condiciones estén publicados de manera bien estructurada.
  3. Protocolos definidos para publicación de contenidos de carácter “urgente” o de “circunstancia”.

Canales de información.

La Ventanilla Única: una ventanilla única con la mayor parte información es de gran ayuda para el ciudadano, esto se puede lograr con un sistema que estructure las distintas fuentes de información y les dé salida a través de:

  • Un buscador en un centro de ayuda.
  • Un chatbot multicanal.
  • Chatbot de asistencia telefónica. 

Estas herramientas permiten tener respuestas estructuradas con Procesamiento de Lenguaje Natural.

Asistencia Personal.

Un sistema de personas que puedan dar la asistencia correspondiente personalmente, normalmente será para el 10-15% de las respuestas no disponibles en un Chatbot o para casos de respuesta especializada.

El reto mayor: reducir los pasos entre los ciudadanos y sus gobiernos.

Gestión multicuenta del uso de recursos: estas herramientas permiten que cada dependencia genere sus propios contenidos y costos de atención, a la vez que facilitan al ciudadano la consulta de información de manera unificada.

Coordinación de interdependencia: una gestión inteligente de contenidos y canales ayuda a una  mayor coordinación entre distintas dependencias que abordan mismos temas o trámites.

Gestión multicanal del uso de recursos: integra distintos sistemas con una sola salida de información, consistente en cualquier canal desde el que se haga la consulta de la misma.

Protocolos de seguridad: asegúrate que los canales de comunicación y sus contenidos cumplen con los protocolos adecuados de seguridad y privacidad.

En resumen facilita la solución rápida e inmediata de las necesidades de información requerida por los ciudadanos.

Si deseas conocer cómo se comporta un chatbot para el Sector Público, te invitamos a probarlo, realizando preguntas que sean de tu interés en la siguiente página.

Para agendar una Demo u obtener más información, con gusto te podemos apoyar.

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Email Marketing

Claves de Una Buena Comunicación Digital en Clubes Cámaras y Asociaciones

¡Un Asociado bien comunicado es un asociado feliz!

Cuando una persona es miembro de una organización de cualquier naturaleza, le interesa estar bien comunicada, informada y saber que pertenece a la misma.

¿En qué se parecen las Cámaras Empresariales, las Organizaciones Sociales y los Clubes Deportivos?

Un común denominador es que todas se componen de personas que son miembros de la organización, personas a las que es de vital importancia mantener bien informadas.

El no informar en tiempo y forma puede provocar confusión, desinformación, y en última instancia ausencia de pertenencia.

Para este tipo de organizaciones es fundamental:

  • Mantener la base de datos de personas con membresía, completa e íntegra, dándole un mantenimiento constante.
  • Un perfilamiento de sus miembros por intereses, demográficos o sociográficos.
  • Mantener una comunicación periódica con los temas de interés para los miembros.
  • Tener canales de comunicación de ida y vuelta que permitan al socio o miembro expresarse.
  • Informar sobre los avances de los planes y proyectos.

Hoy más que nunca se facilita la posibilidad de comunicación, los canales para llevarlo a cabo son variados:

  • Email Marketing: todo usuario de internet tiene una cuenta de correo, aunque ya es un veterano de la comunicación digital, su efectividad sigue siendo grande (25-35% de aperturas promedio).

Usos recomendados: notificaciones, envío de imágenes y video, boletines.

  • SMS: un medio de gran efectividad (+90% apertura), comparativamente con otros canales es de precio alto.

Usos recomendados: notificaciones, confirmaciones de pago, citas.

  • WhatsApp mensajería instantánea: un canal en crecimiento para empresas, con tasas de apertura entre el 50 al 70%, la aplicación permite distintas posibilidades, como escalar la conversación a partir de un mensaje enviado con un Chatbot, o con un agente.

Usos recomendados: soporte, asistencia, notificaciones y citas.

La importancia de la base de datos. 

En todos los casos, la importancia de la calidad e integridad de la base de datos de los miembros o socios es fundamental. 

Cómo tener una lista al día:

  • Mantener los contactos actualizados a través de campañas de validación y formularios, es importante para tener los datos correctos de todas las membresías.
  • Depurando aquellos registros que ya no están vigentes.
  • Registrar a todos tus nuevos usuarios y socios, y eliminar a aquellos que dejan de serlo.
  • Tomar en cuenta que no siempre el correo electrónico o el número telefónico utilizado para el registro es el del o los usuarios, por lo que es importante registrar esta información también.

Frecuencia de comunicación.

Cada organización define la frecuencia de sus comunicados a partir de la cantidad de información y eventos que tiene para compartir. Para evitar abrumar al asociado, se recomienda segmentar la base de datos por perfiles de usuarios, y de esta manera solo enviar  información relevante para quien la recibe.

Recuerda siempre mantener informado a tu asociado sobre los canales que tienen para comunicarse, la forma en que se da seguimiento a sus consultas y permítele establecer sus preferencias de comunicación, de esta manera el asociado sabrá de qué manera se comunicarán con él, y él con la organización. 

¡Una buena comunicación es fundamental para un socio satisfecho!

Si deseas conocer más sobre nuestros productos de Email Marketing y SMS para tu organización, con gusto te podemos apoyar.

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Chatbot y Asistente Virtual

La Velocidad de la Respuesta es Vital en el Sector Salud

¿Por qué una atención al cliente relevante y eficaz juega un papel importante en las organizaciones del Sector Salud?

Permite que el equipo médico y de laboratorio se concentre en sus tareas, y que un Asistente Virtual o un Centro de Ayuda, se encarguen de dar información sobre exámenes, servicios y preguntas generales.

¿Cuántos públicos diversos tiene un Laboratorio u Hospital?

Podemos identificar los siguientes:

  • Público en general (usuarios).
  • Médicos.
  • Empresas.
  • Seguros.
  • Colaboradores.

Mantener una buena comunicación con cada uno de estos grupos es tarea compleja, ya que se tienen intereses distintos, los lugares de consulta a su vez son diferentes y la actualización de esta información toma tiempo y recursos.

Por otro lado, el no presentar la información de manera sencilla puede implicar mayores costos y el uso de más recursos ¿Cuántos de nosotros no nos vemos terminando en un Call Center en donde además no siempre resuelven la consulta realizada?

Los problemas a resolver, por lo tanto, son:

  • ¿Cómo gestionar la información para cada grupo de interés?
  • ¿Cómo dar la información por el canal adecuado en el momento que lo requiera el usuario?

Gestión de la información:

La forma más adecuada de gestionar la información es dejarla vivir en su destino. Esto es, en un sitio web, en un blog, en una base de datos, en un CRM… en fin, en el lugar desde el cual se visualiza esta información para que sea encontrada.

La tarea de las herramientas de asistencia es encontrar esta información y mostrarla de la manera adecuada cuando el usuario la necesita, sin generarle fricción a quien la busca, evitándose al máximo el tiempo de búsqueda de la misma.

El Canal Adecuado:

Los canales que cada persona elige son variados, dependen del lugar y momento en donde se encuentre, por ello es importante que la información sea accesible desde el canal elegido.

Poner la información relevante en el canal seleccionado por cada perfil de público es una tarea posible, y además amigable para la organización, ya que evita duplicar contenidos, invertir en actualización y posibles errores futuros.

Si la información proporcionada de manera “natural” no es suficiente, siempre existe la posibilidad de escalar la conversación con una persona, para que se le pueda dar respuesta al usuario, también asistida por la base de conocimiento en este caso del Laboratorio u Hospital.

Todo esto es posible con las soluciones de Inbenta, nuestra plataforma de Asistencia Digital que trabaja con tus contenidos en donde quiera que se encuentren, a través de un sistema con “Procesamiento del Lenguaje Natural” que entiende la intención de tu  usuario para ofrecerle las respuestas más adecuadas. Todo de manera rápida y en donde tu organización aprende sobre cómo gestionar sus contenidos y cuales son los más (y los menos) relevantes para cada tipo de usuario.

Si deseas conocer cómo se comporta un Chatbot para Laboratorio u Hospital, te invitamos a probarlo, realizando preguntas que sean de tu interés, así como agendar una Demo para más información.